Privacyverklaring
(laatste update — juni 2025)
1—Over Studio Philo
Studio Philo is gevestigd te Hulshorst.
Contact: aukje@studiophilo.nl
Studio Philo is de verwerkingsverantwoordelijke van jouw gegevens. Studio Philo vindt jouw privacy erg belangrijk en verwerkt jouw gegevens vertrouwelijk en geheel in lijn met alle regels en eisen uit de AVG. In deze privacyverklaring staat welke gegevens van jou (mogelijk) worden verwerkt en waarom. Als je daar vragen over hebt, neem dan contact op met het e-mailadres hierboven.
2—Deze persoonsgegevens worden mogelijk verwerkt:
# Voor- en achternaam
# Adres
# Bedrijfsnaam
# Vestigingsadres
# Postadres
# Adres van het te ontwerpen perceel
# KvK-nummer
# BTW-nummer
# Bankgegevens
# Telefoonnummer
# E-mailadres
# Bestelgeschiedenis
# Gezinssamenstelling (geanonimiseerd)
# Foto’s en/of gegevens perceel zoals kadasterkaart etc.
# Gegevens die jij zelf hebt doorgegeven
Dit kunnen gegevens zijn die je zelf hebt doorgegeven, maar ook gegevens die Studio Philo zelf uit het handelsregister, de KvK of andere openbare bronnen zoals het internet haalt.
3—Grondslagen verwerking persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt indien dit is toegestaan op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op grond van de volgende doeleinden:
Studio Philo wil contact met jou kunnen opnemen
Wanneer jij contact opneemt met Studio Philo voor een mogelijke samenwerking, dan worden enkele van jouw (contact)gegevens opgeslagen. Denk aan jouw voor- en achternaam, eventuele bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mailadres. Zo kan Studio Philo jou bereiken en contact met jou onderhouden.
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangenbehartiging
Studio Philo wil jou een offerte sturen
Ook voor het versturen van offertes, worden jouw contactgegevens bewaard. Bij contactgegevens horen ook gegevens zoals jouw N.A.W.-gegevens, eventuele bedrijfsgegevens zoals bedrijfsnaam en -adres, KvK-nummer, e-mailadres etc. Hierbij is er sprake van een gerechtvaardigde belangenbehartiging voor Studio Philo, hetgeen opweegt tegen jouw recht op privacy.
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangenbehartiging
Studio Philo wil jou een factuur sturen
Ook voor het opmaken van de factuur worden jouw contact- en bankgegevens bewaard. Bij contactgegevens horen ook gegevens zoals jouw naam en adresgegevens, e-mail, eventuele bedrijfsgegevens, KvK-nummer etc.
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst
Studio Philo moet jouw gegevens opslaan om de overeenkomst uit te kunnen voeren
Om jou goed van dienst te kunnen zijn, slaat Studio Philo gegevens over het perceel en/of de gezinssamenstelling op. De gezinssamenstelling is handig om te weten i.v.m. giftigheid van planten en eventuele huisdieren en/of kinderen.
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst
Studio Philo moet jouw gegevens bewaren voor haar financiële administratie
Wanneer jij gefactureerd wordt door Studio Philo, is zij op grond van wettelijke regelgeving (denk aan bijv. de wettelijke administratieplicht) verplicht om jouw gegevens minimaal 7 jaar te bewaren. Denk hierbij weer aan jouw N.A.W.-gegevens, telefoonnummer, e-mail, eventuele bedrijfs- en bankgegevens, waaronder jouw KVK/BTW nummer en bankrekeningnummer.
Wettelijke grondslag: wettelijke bewaarplicht
Studio Philo slaat jouw gegevens op voor het bijhouden van aantekeningen en/of projecten
Voor het bijhouden van aantekeningen en/of projecten, slaat Studio Philo gegevens van jou op zoals jouw naam, e-mail, adres en gegevens die jij zelf hebt doorgegeven.
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst
Studio Philo wil jou informeren over wijzigingen
Denk bijvoorbeeld aan belangrijke wijzigingen in juridische documenten. Studio Philo heeft jouw contactgegevens nodig (naam en email) om deze toe te kunnen sturen.
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangenbehartiging
Studio Philo wil jouw review bewaren om op haar website en/of socials te plaatsen
Als jij hiermee akkoord gaat, dan deelt Studio Philo bijvoorbeeld jouw review incl. (bedrijfs)naam en/of jouw eventuele social media accountnaam. Ook kan het zo zijn dat Studio Philo jouw review (eventueel anoniem) plaatst op social media.
Wettelijke grondslag: toestemming
Studio Philo wil jou eventuele (gratis) weggevers sturen
Als jij je hebt ingeschreven voor een gratis weggever, dan slaat Studio Philo jouw email en naam op. Je kan je hier altijd weer voor uitschrijven.
Wettelijke grondslag: toestemming
Studio Philo wil jouw bestelling beheren en verzenden
Om jouw bestelling te beheren en naar jou te verzenden bewaart Studio Philo jouw gegevens zoals naam, (leverings)adres, email, telefoonnummer en bestelgeschiedenis.
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst
Studio Philo wil jou in sommige gevallen een attentie sturen
Studio Philo hecht veel waarde aan de binding met haar klanten. Daardoor stuurt zij - in sommige gevallen - graag een attentie naar jou op. Daar heeft ze jouw contactgegevens voor nodig en evt. jouw bedrijfsnaam.
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangenbehartiging
4—Bewaartermijn persoonsgegevens
Studio Philo bewaart jouw gegevens nooit langer dan nodig is. Dus het kan ook zijn dat zij jouw gegevens korter bewaard dan onderstaande bewaartermijnen:
# contactgegevens: 7 jaar
# offertes: 7 jaar
# factuurgegevens: 7 jaar
# aantekeningen: 7 jaar
# reviews: 15 jaar
5—Het delen van jouw persoonsgegevens
Normaal gesproken worden jouw gegevens niet gedeeld met derden. In elk geval zeker niet voor commerciële doeleinden. Wat wel mogelijk is, is dat Studio Philo op grond van een wettelijke regelgeving verplicht is om jouw gegevens te delen. Verder worden jouw gegevens gedeeld met de hostserver van Studio Philo (Transip). Uiteraard zijn ook zij gebonden aan alle regels vanuit de AVG. Ook kan het zo zijn dat jouw gegevens worden gedeeld met een door Studio Philo ingeschakelde derde (bijv. een website beheerder, VA, incassokantoor of boekhouder).
Softwarepartners van Studio Philo zijn:
Moneybird
MailerLite
Squarespace
Tally.so
Vectorworks
iCloud
Notion
Whatsapp
Stripe
Transip
iCloud Mail
Canva
Studio Philo heeft met (sub)verwerkers verwerkersovereenkomsten afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen.
Sommige partijen bevinden zich buiten de EU (bijv. Squarespace). Jouw gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben.
6—Jouw rechten
Uiteraard kan je altijd inzien bij Studio Philo welke persoonsgegevens van jou zijn bewaard. Als je het ergens niet mee eens bent, dan kun je een verzoek indienen tot beperking, rectificatie, aanvulling of verwijdering. Ook heb je het recht tot informatie en overdraagbaarheid.
Tot slot heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Studio Philo is verplicht jouw verzoek binnen één (1) maand uit te voeren en te laten weten dat dit is gebeurd, tenzij dit volgens de AVG niet hoeft.
Indien je het niet eens bent met hoe Studio Philo met jouw persoonsgegevens omgaat, dan kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Natuurlijk is het fijn om hier eerst samen in onderling overleg uit te komen.
7—Wijzigingen in deze privacyverklaring
Het kan zijn dat deze privacyverklaring gewijzigd moet worden door nieuwe regelgeving of het door Studio Philo aanbieden van nieuwe diensten. Je vindt de actuele verklaring altijd op de website van Studio Philo en als er een wijziging direct op jou van toepassing is, dan hoor je dat.